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浅谈工程项目档案管理

张庆君  谢伟  张玉娇

 

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摘要:工程档案管理是指工程项目从立项到竣工,逐步形成并归档各种资料的过程。工程档案是工程建设的重要组成部分,它清晰地反映了工程项目的建设过程,是后续使用、维护、改扩建的线索。目前,工程档案管理的主要问题是重视程度不够,档案管理制度化、程序化欠缺,归档资料完整性、准确性不足。本文通过福清核电档案管理实践,提出应健全档案管理制度、开展档案管理四同步、加强档案全过程管理等措施。

关键词:档案管理;四同步;可追溯性

1.工程档案管理存在的主要问题

1.1档案管理意识不强,重视程度不够

参与工程建设的人员甚至有些领导认为工程档案不能直接出效益而忽视档案管理。福清核电项目厂区道路建设中,由于工期紧,忙于现场施工,内业资料无专人整理,导致过程资料不全。竣工验收时,甲方不认可该道路的档案资料,导致道路维护保养由施工单位负责,保修期延长,造成较大经济损失。

有的移交方认为只要将完工的资料最后移交给档案部门就可以了,没有必要在工程建设过程中考虑档案问题,导致档案管理工作游离在工程实体建设之外,不清楚归档文件的范围,如何按照档案部门要求完成归档。

有的接收方档案管理员不清楚档案文件的基本组成和要求,导致过程中的引导、监督、检查成为空谈。造成工程档案与工程实体不同步,给工程建设带来很大不利影响。

参建各方必须认识到没有完整准确的工程档案,就不能顺利竣工,就不能准确判断工程质量,就不能较好的使用工程项目,后续改造、维修时就丢掉了开启工程项目的钥匙,导致惊人的浪费。

1.2档案管理流程、标准不清晰

档案管理流程、标准不清晰,档案管理员难以按流程、标准引导业务。福清核电TCTD开关站项目形成的工程档案资料实行的是核电土建标准,但竣工时,档案接收部门要求必须按电力标准重做档案,导致整个工作被动。

要解决好档案管理流程、标准不清晰的问题,就必须从建立制度、形成流程入手,用制度来管理档案,从而保证档案资料的准确性、系统性。

1.3档案管理分散,归档资料缺乏完整性

工程档案的完整性要求在工程建设过程中形成的文件要随着工程进展,在专职档案员的统一协调下同步整理、同步归档。忽视了过程控制,就会导致工程最终形成的档案内容缺失。

福清核电早期档案管理中,没有在工程项目层面配备专职档案员,档案资料散落在各工程队手中,施工过程中管理人员有变动,交接工作时没有对档案资料逐项交接,临近完工才集中归集档案,这时造成的损失往往已很难补救。

2工程档案管理措施

2.1建立档案管理制度

为确保档案管理科学、规范,需要建立档案管理规章制度,包括《档案管理程序》、《档案管理人员责任制》等,用制度管事、管人。企业领导要从人、财、物各方面支撑档案管理工作,档案管理人员应参与到工程项目合同管理中去,工程款支付必须考虑分包方档案资料收集是否满足相关要求。

2.2配备专职档案员,加强业务培训

参建施工单位来自五湖四海,档案业务能力参差不齐,在工程项目层面配备专职档案员,加强档案管理培训十分必要。通过多样化培训,贯彻上级主管部门指示精神,先容档案管理制度,学习档案管理基础常识,提升相关人员档案意识,切实加强档案管理。

2.3开展工程档案“四同步”

档案与工程建设“四同步”指档案管理与工程建设计划、检查、验收、考核同步。

在工程项目开始阶段,档案人员就同时介入,在制定各项工作计划、合同和工程项目管理制度时,同时提出对档案工作的要求;

工程技术人员检查工程质量时,档案人员同时检查施工档案整理情况;

在分部分项工程隐蔽验收时,档案人员同时检查相应的档案;

项目最终考核时也纳入档案整理考核;

将档案管理工作纳入合同管理是确保“四同步”有效实施的重要措施。在合同付款节点,加入档案资料及时归档的要求,作为付款的必要条件或收取适当数额的归档保证金以确保档案及时、完整归档。

3.结论

工程档案是一个静态的概念,工程档案管理则是一个动态的过程。档案管理不是一个简单、孤立的行为,而是工程质量控制的关键线索。

工程档案管理工作应该紧紧围绕三条主线展开:一、以书面形式真实反映工程建设全过程;二、以书面形式真实反映工程建设质量控制情况;三、以书面形式真实记录各分部分项工程实施和管理的责任者。真正实现工程项目建设过程的可追溯性。

总之,建筑业的快速发展对工程档案管理提出了更高要求,应当重视工程档案管理,健全工程档案管理制度,加强档案管理人才队伍建设,实现工程建设项目档案管理应有价值。

参考文献

 [1]GB/T503528-2014,建设工程文档整理规范

[2]DA/T28-2002,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

[3]王传宇,张斌,科技档案管理学,北京:中国人民大学出版社,2009

 [4]徐英浩,浅谈施工档案在工程管理中的作用,工海煤气,20045):87-88

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